SIBO hanteert een heldere werkmethodiek welke uw gemeente een praktische oplossing voor uw informatiebeheersproblematiek biedt.
1. Analyse (vrijblijvend)
Samen met de relevante stakeholders binnen uw gemeente (bv. wethouder sociale zaken, gemeentesecretaris of de directeur bedrijfsvoering/concern/middelen) wordt door SIBO een vrijblijvende analyse gemaakt van de aard van de beheersproblematiek; hierin komen alle aspecten van de beheerssituatie aan de orde. De analyse vindt plaats aan de hand van de SIBO Informatiebeheersscan, en belicht alle aspecten van het informatiemanagement binnen uw organisatie. In maximaal drie werkdagen aan gesprekken met betreffende stakeholders is de intake voor het opstellen van deze analyse gereed en volgt op korte termijn een voorstel tot verbetering. We spreken hier van het intellectuele deel van het probleem, waarbij specialisten met grote kennis van processen binnen de overheid, samen met u een breed gedragen analyse van de problematiek vaststellen. Bepaald wordt waar binnen uw organisatie verbetering plaats zou kunnen vinden en hoe de werkprocedures en archiveringssituaties aangepast zouden kunnen worden. De Stichting maakt bij haar werkzaamheden gebruik van de modernste (digitale) informatiesystemen, zoals: document management systemen, subsidievolgsystemen, e-learning scholingssystemen, state of the art e-mailbeheersystemen, scansystemen en overige geschikte (digitale) oplossingen. Uiteraard wordt zeer sterk rekening gehouden met de menselijke factor binnen uw organisatie en worden alleen die systemen aangeboden, die in de praktijk hun waarde en effectiviteit bewezen hebben. Per situatie wordt een passend voorstel gedaan. Deze analysefase is geheel vrijblijvend.
2. Doelgroepenbeleid
Centraal binnen de doelstelling van de Stichting staat dat bij de inzet van operationele SIBO-projectteams gebruik gemaakt wordt van groepen met een moeilijke sociaal-maatschappelijke positie. Dit zijn onder andere lokale (langdurig) werklozen, eenoudergezinnen, herintreders, (jong) gehandicapten, mobiliteitskandidaten, nieuwkomers en ouderen op de arbeidsmarkt. Zie ook doelgroepenbeleid.
3. Offertefase
Wanneer de analysefase aanleiding geeft tot een vervolg, kan de betrokken gemeente/afdeling een offerteaanvraag indienen. Op basis van de lokale situatie en de aard van de problematiek wordt een modulair voorstel gedaan, waarbij het aan de gemeente is om aan te geven welk deel van de offerte ze uit wil laten voeren. Voorop staat de inzet van de onder punt twee beschreven doelgroepen.
4. Operationele- of uitvoeringsfase
Uit deze offerte vloeit voort in welk tijdsbestek de opdracht afgerond dient te zijn. Onder leiding van specialisten met grote kennis van processen binnen de overheid wordt samen met uw organisatie een Plan van Aanpak geformuleerd en begonnen met de uitvoering hiervan. In de uitvoering (veelal wat minder complex werk) wordt – overeenkomstig het doel van de Stichting – onder leiding van ervaren informatiebeheersspecialisten gebruik gemaakt van de eerder beschreven doelgroepen. Hiermee wordt hen in het uitvoeringswerk de kans gegeven werkervaring op te doen en hun werkritme te behouden. Deze aanpak slaat twee vliegen in een klap: de kosten blijven relatief laag én uw gemeente biedt werklozen de kans weer ervaring op te doen. De overall controle en duiding van de informatie blijft uiteraard gegarandeerd en valt onder de verantwoordelijkheid van de managementteams van de SIBO-projecten
5. Oplevering opdracht
In een continu proces van terugkoppeling wordt in algemeen overleg vastgesteld of de doelstellingen per fase gerealiseerd zijn. Indien dat het geval is, wordt een afhandelingsprotocol ondertekend en is het betreffende onderdeel afgehandeld. Zodra de opdracht geheel is uitgevoerd, i.c. indien alle overeengekomen diensten en systemen geïmplementeerd zijn en het project is afgerond en decharge is verleend, wordt de opdracht als voltooid opgeleverd.
6. Nazorg en borging; Kennisborgende teams
Teneinde de bereikte resultaten in stand te houden levert SIBO z.g. ‘kennisborgende teams’. Bij hun werkzaamheden staat de borging van het nieuwe beheersproces centraal. De uitvoering hiervan kan in overleg met SIBO vastgesteld worden. Denkbaar is om bijvoorbeeld een vaste projectgroep samen te stellen waarin – inmiddels ervaren – leden van de eerder genoemde doelgroepen permanent zitting hebben. Zij helpen met het opleiden van nieuwkomers en kunnen zelf eventueel doorstromen naar regulier werk. Zo heeft de gemeente een structurele beheerslaag onder haar DIV/IDM afdeling, die voor alle partijen winst oplevert. SIBO kan hier de regie blijven voeren, dan wel een werkbare structuur opzetten en deze vervolgens aan uw gemeente overdragen.